HR & Administratief medewerker museumsecretariaat (M/V/X)

Werkgever

De Stad Brussel telt ongeveer 4000 medewerkers en beheert ook nog eens een uitgebreid onderwijsnet. Dat zorgt ervoor dat de Stad een van de grootste werkgevers van het Brussels Gewest is. En toch ben je bij ons geen nummer! Onze dagelijkse inzet voor de Stad zorgt ervoor dat we ons met elkaar verbonden voelen. Samen zetten we ons in voor de duizenden inwoners, bezoekers en gebruikers van de hoofdstad!

Het Departement Cultuur, Jeugd en Sport draagt aan de hand van talrijke en veelzijdige activiteiten bij tot de intellectuele, culturele, artistieke, sociale en fysieke ontspanning van de burgers.

De Cultuur, met de diensten Archieven, Musea en de dienst "Cultuur", omvat de tentoonstellingen, folklore, podiumkunsten en evenementen in openbare ruimten. Deze diensten zijn verantwoordelijk voor het beheer van het erfgoed van de Stad Brussel, de ondersteuning van creatief werk en kunstenaars, en de promotie van het Brussels cultureel erfgoed (folklore, immaterieel erfgoed, kunst in de openbare ruimte, enz.).

De Stad Brussel is op zoek naar een HR en administratief medewerker museumsecretariaat (M/V/X) voor het Departement Cultuur, Jeugd en Sport.

De Dienst Musea werkt samen (bij overeenkomst) met de vzw Brussel-Musea-Tentoonstellingen (BME) om de Musea van de Stad Brussel te ontwikkelen en te beheren. De Musea van de Stad Brussel omvatten het Museum van de Stad Brussel - het Koninghuis, het Museum Mode & Kant, het riolenmuseum en de GardeRobe MannekenPis.

Functie

Je bent verantwoordelijk voor het beheer van de personeels- en loondossiers

Je bent verantwoordelijk voor de lopende dossiers ven de Museumdienst (financiën, workflow, beheer van de vzw Brussel Musea Tentoonstellingen, ...) die je worden toevertrouwd door de hiërarchie van de Museumdienst, in overeenstemming met de wetgeving en met de geldende procedures.

Je zorgt voor een goede verspreiding van de informatie binnen de dienst.

Je onderhoudt regelmatig contacten met alle medewerkers van de dienst, met de hiërarchie, de collega's van andere departementen, een sociaal secretariaat, het publiek en andere instellingen.

Je werkt in een klein team van 5 personen.

TAKEN

• Je codeert en controleert diverse gegevens / documenten / werken (payroll van de personeel, inkomsten, uitgaven, prestaties, vakantie-/puntensysteem, boekhouding, enz…).
• Je maakt op, analyseert en bijwerkt dossiers (overheidsopdrachten met de aankoopcentrale, bestellingen, facturen, uitgaven, overeenkomsten BME, budgetten, aanmaak van vastleggingen, bankbetalingen, serviceopdrachten, facturatie, betalingen, afrekeningen, schulddeclaraties, workflow…).
• Je werkt bij en zoekt gegevens op (uitgavenoverzichten, driemaandelijkse lijsten,...), loonstrookjes invullen en controleren.
• Je blijft op de hoogte van wijzigingen in de wetgeving met betrekking tot verenigingen en je bent verantwoordelijk alsook voor het ontwikkelen van oplossingen indien nodig.
• Je geeft de nodige informatie over de stand van zaken van de dossiers, projecten enz. aan de hiërarchie door (adjunct diensthoofd, Directie Musea)
• De collega's informeren en inlichten (per telefoon, via mail,...) en het publiek. De collega's en hiërarchie van de dienst adviseren / ondersteunen (procedures,...).
• Je stelt verschillende documenten op (brieven, workflow rapporten, verslagen, bestelbonnen, facturen, procedures...).
• Je behandelt de correspondentie (beheer van de inkomende en uitgaande post).
• Je klasseert en archiveert documenten / gegevens van de dienst.

Profiel

Je bent in bezit van een bachelor diploma in HR of je beschikt over voldoende professionele ervaring in human resources.

Of

Je voldoet aan de voorwaarden voor interne mobiliteit of bevordering voor een functie van niveau B (graad secretaris)

Indien je je diploma behaald hebt in het buitenland, is op enkele uitzonderingen na, een gelijkwaardigheidserkenning door NARIC-Vlaanderen nodig https://www.vlaanderen.be/gelijkwaardigheidserkenning-van-een-buitenlands-diploma-of-getuigschrift-in-vlaanderen

• Je bent nauwgezet, beschikt over een analytisch geest en brengt structuur in je werk.
• Je bent resultaatgericht.
• Je kunt zowel zelfstandig als in teamverband werken.
• Je hebt goede IT-vaardigheden (kantoortoepassingen en basissoftware).
• Je spelling is onberispelijk en je schrijft graag.
• Je hebt een goede kennis van verenigingen en interesse in de culturele sector.
• Ervaring op het gebied van human resources, administratief management of overheidsdiensten is een pluspunt.
• Je spreekt vloeiend Frans en Nederlands.
• Kennis van het Engels is een pluspunt.

Aanbod

• Een voltijds contract van onbepaalde duur
• Brutomaandsalaris: minimum 2878,47 euro (dat hoger kan zijn, afhankelijk van eerdere werkervaring, je gezinssituatie en het met succes afleggen van het taalexamen) - Je kunt een schatting maken van je salaris via onze online looncalculator
• Een tweetaligheidsvergoeding
• Eindejaarspremie en vakantiegeld
• Maaltijdcheques (8€, waarvan 6,91€ ten laste van de Stad Brussel).
• Geniet van 36,5 dagen betaald verlof, 4 dagen vastgesteld verlof door de Stad en 10 wettelijke feestdagen.
• Mogelijkheid tot een voordelige hospitalisatieverzekering en dekking van het remgeld door de Stad voor medische zorg, voor u en uw gezin in het UZ Brugmann, UMC Sint-Pieter, Institut Jules Bordet en Koningin Fabiola Kinderziekenhuis.
• Pensioenplan voor contractuele medewerkers ter waarde van 3% van het bruto salaris.
• De meeste van onze administratieve functies zijn hybride met de mogelijkheid tot telewerken na 6 maanden, gekoppeld aan een forfaitaire tussenkomst van 20 euro per maand. .
• De Stad Brussel voldoet aan uw behoeften op het gebied van professionele ontwikkeling door regelmatige trainingen aan te bieden.
• Onze werkplekken zijn gemakkelijk bereikbaar met het openbaar vervoer en het MIVB-abonnement wordt 100% terugbetaald, er is ook een tussenkomst in de vervoerskosten (NMBS, De Lijn, TEC, fiets).

SELECTIEPROCEDURE

Stuur ons je kandidatuur (CV + motivatiebrief samen met een kopie van het vereiste diploma) via http://jobs.bruxelles.be ten laatste op 21/05/2024. Onvolledige kandidaturen (die niet alle vereiste documenten bevatten) worden niet in aanmerking genomen.

Een eerste selectie zal plaatsvinden op basis van het CV en de motivatiebrief. De kandidaten die beantwoorden aan het profiel, worden telefonisch uitgenodigd voor geautomatiseerde selectieproeven, een schriftelijke test en een selectiegesprek. Dit gesprek heeft plaats in aanwezigheid van een selectiecomité en peilt naar de motivatie, de gedrags- en technische competenties van de kandidaten.

De Stad Brussel selecteert kandidaten op basis van hun competenties en maakt geen onderscheid op basis van leeftijd, geslacht, etnische afkomst, geloofsovertuiging of nationaliteit.

We moedigen mensen met een handicap aan om te solliciteren. We zullen rekening houden met eventueel noodzakelijke aanpassingen, zowel bij de aanwervingsprocedure als bij de integratie in de administratie.