Plaatsvervangend afdelingshoofd coördinator Centrum Noordpool-Utopie (M/V/X)

Werkgever

De Stad Brussel telt ongeveer 4000 medewerkers en beheert ook nog eens een uitgebreid onderwijsnet. Dat zorgt ervoor dat de Stad een van de grootste werkgevers van het Brussels Gewest is. En toch ben je bij ons geen nummer! Onze dagelijkse inzet voor de Stad zorgt ervoor dat we ons met elkaar verbonden voelen. Samen zetten we ons in voor de duizenden inwoners, bezoekers en gebruikers van de hoofdstad!

Je bent verantwoordelijk voor de Dienst Centrum Noordpool-Utopie. In deze functie ben je verantwoordelijk voor het beheer van de culturele en sportcentra en studiezalen in de zone Noord en al het personeel dat daar werkt. Je werkt om de doelstellingen te bereiken die door de hiërarchie zijn vastgesteld. Je coördineert en controleert de activiteiten, dossiers en projecten van jouw dienst. Je leidt jouw team op zo'n manier dat er een goede samenwerking ontstaat. Je bent de referentiepersoon voor alle zaken aangaande het gebruik van de zalen, de organisatie, coördinatie en ondersteuning van evenementen/projecten in het centrum en de daarmee samenhangende communicatie, om de bewoners en de verenigingen van de buurt te stimuleren om deel te nemen aan de activiteiten van het centrum.

Functie

Je leidt een dienst van +/- 15 mensen (met inbegrip van 2 of 3 in art. 60). Je werkt nauw samen met het team van de Centrumzone, de andere departementen van de Stad Brussel, de wijkverenigingen, verschillende vzw's (Jeunesse à Bruxelles, BRAVVO, Buurthuizen, ...).

Je werkt zowel in een individueel kantoor als op het terrein (toezicht op het verloop van de activiteiten, controle van de werkzaamheden van het personeel, fysieke werkzaamheden bij het vervangen van een werknemer of het opzetten van een evenement, ontmoetingen met de actoren van de gemeenschap, diverse vergaderingen, enz.). Je hebt potentieel stressvolle contacten met het publiek dat het centrum bezoekt. Veel avond- en weekenddiensten, afhankelijk van de evenementen die gedekt moeten worden.

TAKEN

• Je organiseert de activiteiten van de dienst, bepaalt de prioriteiten, coördineert en superviseert en organiseert het werk van de ploeg en de artikels 60 voor de studiezalen. Je zorgt ervoor dat taken en doelstellingen worden uitgevoerd. Je beheert en superviseert de assistent-coördinator, de coördinator van het team van medewerkers en de toneelmeester.

• Je houdt toezicht op werkzaamheden en jaarlijkse activiteitenplan opstelt op basis van jaarlijkse oproepen tot het indienen van projecten, alsook beheert van specifieke bezettingsaanvragen in loop van jaar (culturele, sportieve evenementen, studiezaalroosters). Je organiseert, coördineert en controleert van de projecten van OE en je beheert de prognosebehoeften van het centrum.

• Je bouwt relaties en samenwerkingen op met bewoners en buurtverenigingen: je analyseert de behoeften en de vraag naar culturele en sportieve activiteiten in de wijken van de noord centra en biedt een logistieke ondersteuning.

• Je stelt op, werkt bij en controleert de toepassing van de normen en procedures en verzekert de naleving van bedrijfsregels ( R.I.O, voorwaarden voor het huren van ruimten, enz.).

• Je voert van wervings-, intégratie-, evaluatie-, plannings-, functionerings-, benoeming, verzuimgesprekken...

• Je controleert contracten en bestellingen van apparatuur.

• Je houdt bij de boekhouding van de verschillende ontvangsten en uitgaven voor het dagelijks beheer.

• Je stelt documenten op (notities, verslagen, brieven, pv's, notulen, werkcontrolebladen, disciplinaire rapporten, ontwerpspecificaties,...).

• Je communiceert over de activiteiten van het Centrum, in samenwerking met de dienst communicatie.

• Je ontwerpt, organiseert, controleert en evalueert activiteiten die specifiek zijn voor de Centrum Noordpool-Utopie om tegemoet te komen aan de behoeften van het publiek. Je maakt het doelpubliek bewust van de mogelijkheden die de centra bieden (sportactiviteiten, culturele evenementen, verhuur van ruimtes voor recreatieve, sportieve en culturele activiteiten).

• Bij afwezigheid van de teamcoördinator, zorgt je voor het onderhoud van het gebouw, het meubilair en de technische uitrusting van het Centrum: gebreken opsporen en ervoor zorgen dat deze hersteld worden door contact op te nemen met de betrokken diensten.

• Je deelt relevante informatie (projectfiches, managementdiagrammen, verslagen, enz.) mee aan de hiërarchie om verslag uit te brengen over de vooruitgang van de doelstellingen.

Profiel

• Je bent in het bezit van een masterdiploma dat relevant is voor de functie.

Of je voldoet aan de interne bevorderings- en mobiliteitsvoorwaarden voor een positie niveau A voor de functie in de graad van Bestuurssecretaris.

Indien je je diploma behaald hebt in het buitenland is, op enkele uitzonderingen na, een gelijkwaardigheidserkenning door NARIC-Vlaanderen nodig (https://www.vlaanderen.be/gelijkwaardigheidserkenning-van-een-buitenlands-diploma-of-getuigschrift-in-vlaanderen)

• Je hebt minstens 3 jaar ervaring in project- en teammanagement.

• Je hebt leidinggevende vaardigheden op het gebied van het beheren van veranderingen (in een soms moeilijke context), het coachen van personeel, het voeren van gesprekken, het monitoren van een team, enz...

• Je bent oplossingsgericht en kunt snel reageren op problemen.

• Je gaat gestructureerd en georganiseerd te werk.

• Je kunt omgaan met stress en goed werken onder druk

• Je hebt een goede beheersing van de basis Microsoft Office tools

• Kennis van het Nederlands is een pluspunt

Aanbod

• Een voltijds contract van onbepaalde duur

• Brutomaandsalaris: minimum 3836,57 euro (dat kan hoger zijn, afhankelijk van eerdere werkervaring, je gezinssituatie en het met succes afleggen van het taalexamen) - Je kunt een schatting maken van je salaris via onze online looncalculator

• Een tweetaligheidsvergoeding onder voorbehoud van het slagen van het Selor taalexamen artikel 8 en 9 §2

• Eindejaarspremie en vakantiegeld

• Maaltijdcheques (8€, waarvan 6,91€ ten laste van de Stad Brussel).

• Geniet van 35,5 dagen betaald verlof, 4 dagen vastgesteld verlof door de Stad en 10 wettelijke feestdagen.

• Mogelijkheid tot een voordelige hospitalisatieverzekering en dekking van het remgeld door de Stad voor medische zorg, voor u en uw gezin in het UZ Brugmann, UMC Sint-Pieter, Instituut Jules Bordet en Koningin Fabiola Kinderziekenhuis.

• Pensioenplan voor contractuele medewerkers ter waarde van 3% van het brutosalaris.

• De meeste van onze administratieve functies zijn hybride met de mogelijkheid tot telewerken na 6 maanden, gekoppeld aan een forfaitaire tussenkomst van 20 euro per maand. .

• De Stad Brussel voldoet aan uw behoeften op het gebied van professionele ontwikkeling door u regelmatige opleidingen aan te bieden.

• Onze werkplekken zijn gemakkelijk bereikbaar met het openbaar vervoer en het MIVB-abonnement wordt 100% terugbetaald, er is ook een tussenkomst in de vervoerskosten (NMBS, De Lijn, TEC, fiets).

SELECTIEPROCEDURE

• Stuur ons je kandidatuur (CV + motivatiebrief samen met een kopie van het vereiste diploma) ten laatste op 03/10/2024. Onvolledige kandidaturen (zonder de vereiste documenten) worden niet in aanmerking genomen.

• Een eerste selectie zal plaatsvinden op basis van het CV en de motivatiebrief door de Cel Werving. De kandidaten die beantwoorden aan het profiel worden telefonisch uitgenodigd voor praktische testen en een selectiegesprek. Dit onderhoud heeft plaats in aanwezigheid van een jury en peilt naar de motivatie, de gedrags- en technische competenties.

De Stad Brussel selecteert kandidaten op basis van hun competenties en maakt geen onderscheid op basis van hun leeftijd, geslacht, etnische afkomst, geloof of nationaliteit.

Wij moedigen personen met een handicap aan om te solliciteren en zullen rekening houden met eventuele aanpassingen die noodzakelijk zouden zijn tijdens de aanwervingsprocedure of voor de integratie binnen onze administratie